Acerca de KMC Spedition OG
KMC Spedition opera en el mercado europeo de transporte desde 2017 con sede en Eferding cerca de Linz y Wels (Austria). La empresa familiar austriaca ofrece una amplia gama de servicios que incluye cargas completas y parciales, transportes especiales y de mensajería, transporte de proyectos, servicio de transporte regular y gestión de equipos de carga. Con el tiempo, no solo ha aumentado la flota (30 transportistas fijos), sino también el número de empleados. La empresa cuenta actualmente con siete empleados que apoyan a los gerentes Kamil y Petra Mathajsl.
«La digitalización simplifica el trabajo diario»
El deseo de cambio de Kamil Mathajsl fue decisivo para dar el paso para crear su propia empresa de transporte. La gran cantidad de papeles y las enormes carpetas físicas provocaban que los procesos se alargaran en la empresa para la que trabajaba. Convencido de que la digitalización simplificaría el trabajo diario, su motivación fue: «Yo puedo hacerlo mejor». Fundó KMC Spedition con el objetivo de digitalizar todos los procesos desde el principio y eliminar el papel. Actualmente, todo su sistema se encuentra en la nube. Sus empleados pueden acceder al sistema desde cualquier parte del mundo.
A pesar de todas las posibilidades de la digitalización, para Kamil Mathajsl hay una cuestión muy importante: «El servicio personal es nuestra máxima prioridad. No disponemos de centro automático de llamadas telefónicas. Cada cliente tiene una persona de contacto asignada». Ya sea por una cuestión aduanera, de disponibilidad o acerca del seguro de transporte, el cliente recibirá una respuesta en un plazo de 24 horas por parte de una persona de contacto competente. «Nuestro objetivo es ahorrar tiempo para poder invertirlo en la atención personal de nuestros clientes», explica.
Sin embargo, en el trabajo diario se pierde tiempo en muchos puntos de todo el proceso de transporte, empezando ya por evitar los trayectos en vacío. Ya lo sabe: cuánto más tiempo pase sin utilizarse un camión o una capacidad de carga disponible, menos eficiente es la utilización de estos recursos. Por eso es muy importante asignar las superficies libres lo más rápido posible.
Al entrar una orden de carga nueva, sobre todo el registro de los datos relevantes en el sistema supone mucho trabajo, seguido de la transferencia de estos datos al sistema de gestión de transporte y, finalmente, la actualización continua de los datos maestros. Registros duplicados, información incompleta o datos obsoletos provocan errores en el proceso, lo que, a su vez, cuesta tiempo.
Durante la entrega, se invierte tiempo sobre todo en la actualización de estados. Naturalmente el cliente quiere saber dónde se encuentra el camión o cuándo llegará su mercancía. La comunicación de esta información no solo hace perder tiempo a KMC Spedition, sino también a los clientes y conductores. El teléfono de los involucrados no para de sonar.
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Desde su fundación, el gerente apuesta constantemente por la digitalización de su empresa de transporte. «Al principio, los flujos de trabajo digitales parecen complicados, pero luego simplifican el trabajo». Junto con sus socios, ha desarrollado flujos de trabajo que anteriormente ni existían.
TIMOCOM también apoya la empresa desde su creación, en un principio para la asignación de cargas excedentes y para evitar trayectos en vacío. «El 99 % de estos retos los podemos superar gracias al marketplace de TIMOCOM», explica. Gracias a la rápida asignación de cargas, la empresa ahorra tiempo y, mediante la asignación de superficies de carga libres, sobre todo reducimos costes. Kamil Mathajsl también utiliza con éxito la función «Tenders».
Desde 2022, el marketplace de TIMOCOM también está conectado a través de interfaces al sistema de gestión de transporte. Los controladores de KMC Spedition están encantados especialmente con la nueva interfaz, implementada a finales del 2023. Esta interfaz «Perfiles de empresa» transfiere los perfiles directamente del marketplace al sistema de gestión de transporte del socio de TIMOCOM, translogica, y elimina así el agotador trabajo manual. «Ahorramos unos diez minutos por orden, lo que al mes suponen de diez a doce horas», calcula el gerente. Asimismo, la calidad de los datos mejora.
El seguimiento de envíos en directo de TIMOCOM también permite ahorrar tiempo a Kamil Mathajsl y su equipo. Pone a disposición de sus clientes información sobre el transporte en tiempo real, lo que los clientes piden cada vez con más frecuencia. El mayor reto es que no todos los socios de transporte quieran participar. Por eso, en el caso de sus transportistas fijos, se complace en convencerlos de las ventajas. Una vez que la incorporación se ha completado correctamente, solo es cuestión de pulsar un botón para asignar el vehículo para la orden de carga. «Debemos modernizarnos y no nos podemos permitir quedarnos de brazos cruzados», dice Kamil Mathajsl.
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En resumen, Kamil Mathajsl afirma que: «Con TIMOCOM trabajamos de forma mucho más eficaz y ahorramos dinero, tiempo y recursos». El tiempo que ahorran lo invierten en la atención personal al cliente. Está convencido de que las empresas que se digitalizan lo tendrán más fácil para reaccionar a los acontecimientos que puedan suceder en tiempos difíciles. La pandemia de la COVID-19 es un buen ejemplo de ello: «No tuvimos problemas en muchos de los cambios, ya que ya trabajábamos digitalmente».
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